Untuk
memudahkan membuat suatu dokumen seperti dalam membuat surat anda dapat memanfaatkan fitur yang
terdapat di Ms Word yang dapat membantu anda dalam memudahkan dalam proses
pembuatanya. Untuk membuat surat anda dapat menggunakan Mail Merge,karena dengan fitur ini anda dapat membuat dokumen yang
isinya sama namun dapat mencantumkan penerima yang berbeda.
Mail Merge ini bisa kita temukan di Tab Menu Mailings. untuk memulainya, Setelah anda membuat suatu draft surat,
buatlah data source daftar penerima
surat tersebut. Ada beberapa cara, anda dapat menggunakan dan membuat daftar
dengan Ms Excel, Ms Access dan kontak di outlook yang nantinya dapat dijadikan
sumber untuk dimasukan dalam daftar penerimanya. Namun sebagai contoh saya akan
membuat daftar melalui Ms Excel. Berikut Cara mudah dan langkah -langkah membuat Mail Merge pada Ms Word 2007.
Pertama Buatlah
data pada Ms Excel seperti pada gambar dibawah ini, selanjutnya simpan dengan
nama “Source” (tanpa tanda kutip).
Buka
Ms Word anda dan buat draft surat seperti pada gambar dibawah.
Pada menu Start Mail Merge pilih Select Recipients>Use Existing List
Cari
data Excel yang anda simpan dengan nama “Source” tadi dan klik Open
Apabila
muncul kotak dialog seperti ini klik OK .
Tempatkan Kursor disamping “Kepada :” lalu klik insert Merge Field dan masukan field nama dan alamat ke dalam surat seperti pada gambar dibawah
Setelah field Nama dan Alamat dimasukan hasilnya akan seperti gambar dibawah
Namun
data Nama dan Alamat yang anda buat di Ms Excel tadi belum muncul,untuk
menampilkan data Nama dan Alamat tersebut klik pada Preview Result maka data Nama dan Alamat yang anda buat akan muncul
Untuk
melihat daftar Nama dan Alamat lainnya klik tanda panah kanan pada Preview Result
Silahkan
anda kreasikan Fitur Mail Merge ini karena selain dipergunakan dalam membuat surat,Mail
Merge ini bisa anda gunakan dalam pembuatan sertifikat,label,Amflop dan
lain-lain.
Selamat
Mencoba
Tidak ada komentar:
Posting Komentar