Cara sharing (berbagi Pakai) lembar kerja dengan komputer lain dengan MS Excel 2007

Bagaimana jika kita mempunyai satu kelompok kerja yang terdiri dari beberapa orang dan harus mengerjakan tugas yang berbeda namun mengerjakannya harus dalam satu lembar kerja yang sama. jika kita fikir pasti kita harus bergiliran mengerjakannya dan apakah kita harus menunggu teman kita hingga selesai mengerjakan tugas tersebut lalu setelah itu baru giliran anda? pastinya akan memakan waktu cukup lama ya. di ms Excel 2007 kita bisa saling berbagi satu lembar kerja agar bisa di buka/dikerjakan secara bersamaan, kita akan menggunakan tool Share Workbook untuk melakukannya.

Buka lembar kerja yang akan kita share dengan komputer lain dan klik tab Review dan pilih Share Workbook :

Akan muncul kotak pengaturan Share Workbook di tab Editing ceklis pada keterangan Allow Changes by more...

Dan di tab Advanced biarkan saja seperti itu dan klik OK

Akan muncul seperti ini..klik Ok lagi

Selesai..Maka akan terlihat pada nama lembar kerja kita akan muncul kata [shared] seperti yang ditandai dengan anak panah merah pada gambar dibawah .itu menandakan bahwa lembar kerja kita sudah dapat di sharing/di bagi pakai dengan komputer lain..

Selamat Mencoba.....

Mengunci cell dengan tool Protect sheet di Ms Excel 2007

Sekarang kita akan membahas bagaimana caranya melindungi file yang sedang kita kerjakan dengan tool Protect Sheet..cara ini sangat penting untuk melindungi file yang sedang kita kerjakan agar tidak bisa dirubah oleh orang lain atau agar membatasi siapa saja yang bisa merubah data di lembar kerja kita karena fitur ini dilengkapi dengan password untuk bisa masuk atau merubah data tersebut.

Oke pertama-tama seperti biasa kita siapkan lembar kerja yang nantinya akan kita gunakan untuk melakukan proses ini klik salah satu cell dan lihat seperti digambar kita menuju ke tab menu Review dan klik di Protect Sheet

Maka akan muncul kotak dialog Protect Sheet seperti pada gambar, di dalam kotak tersebut terdapat bermacam - macam pilihan..Pilih (ceklis)sesuai dengan apa yang kita perlukan dan isikan Password untuk digunakan saat membuka cell itu kembali dan klik OK

Muncul kotak confirm password,anda isikan dengan password yang sama dan klik OK..

Hati-hati anda harus benar-benar ingat dengan password yang anda buat

Dan cell tersebut akan terlindungi,coba anda ubah isi cell tersebut maka apa yang terjadi?

Untuk membuka kembali cell tersebut anda bisa menuju ke Tab Menu Review lagi dan pilih Unprotect sheet lalu masukan passwordnya dan isi cell pun sudah dapat di rubah kembali

Selamat Mencoba

Membuat Komen/Catatan di Ms Excel 2007

Saat bekerja menggunakan Ms Excel, kita dapat membuat suatu catatan/komentar di lembar kerja kita yang fungsinya untuk memberi keterangan suatu data yang kita kerjakan dan tentunya tidak akan tampak pada saat kita mencetak hasil pekerjaan kita. Langsung aja kita coba cara-caranya

seperti biasa kita siapkan lembar kerja yang akan kita gunakan untuk latihan kali ini..

klik di salah satu cell, dsini saya klik di salah satu cell di kolom harga

klik di tab menu Review dan pilih New Comment

ketikan komen/catatan yang akan kita buat dan Enter

selesai..untuk melihat Komentar yang kita buat arahkan pointer di cell yang telah kita pasang komentar/catatan tadi maka otomatis komen/catatan tersebut akan muncul.

Selamat Mencoba

Menggabungkan data (Group) dan penjumlahan pada setiap Group

kali ini saya akan menjelaskan apa yang saya sudah pelajari dan saya ingat tentang salah satu tool di Ms Excel 2007.fungsi dari tool ini untuk membuat Grup dari suatu kategori data yang kita buat dan dapat membatu kita untuk melakukan penjumlahan dari setiap SubGrup tersebut..

oke kita mulai saja tahapan-tahapannya

Pertama - tama kita buat tabel yang berisikan data yang akan kita olah..disini saya coba membuat tabel barang sebagai berikut :

lalu kita blok tabel terbut dan klik tool Group yang berada di tab menu Data seperti yang telah saya beri tanda lingkaran

lalu akan muncul kotak pilihan Group dan kita pilih saja Row seperti pada gambar

maka akan muncul garis di sebelah kiri seperti pada gambar, itu menunjukan bahwa data pada tabel telah tergabung menjadi sebuah grup, dan anda bisa mencoba klik tanda min ( - ) yang berada di akhir garis tersebut untuk meminimalkan tabel

kemudian blok 2 cell dari Kolom Nama Barang dari kategori yang sama (ingat..2 cell yang di blok dari kategori yang sama) kemudian klik tool Group dan pilih Row kembali maka di dalam tabel data dengan kategori yang sama telah terjadi proses penggabungan atau Grouping.

dari proses di atas data sudah di gabungkan menurut kategori masing-masing.sekarang kita akan melakukan penjumlahan total harga dari barang - barang tersebut tentunya sesuai dengan kategorinya masing - masing.

klik di cell C4 lalu pilih tool Subtotal seperti pada gambar dibawah

akan muncul kotak pengaturan Subtotal lalu atur seperti pada gambar dan klik oke

maka akan muncul hasilnya atau sub total dan total keseluruhan seperti  pada gambar dan ditunjukan dengan tanda panah berwarna merah

anda juga dimudahkan dengan dapat melakukan minimize pada setiap kategori dan dapat melihat jumlah harga pada tiap - tiap kategorinya seperti pada gambar dan ditunjukan dengan tanda panah merah

Selesai pembahasan tentang cara Grouping dan selamat mencoba

Menggunakan Fungsi Auto Corret di MS Excel 2007

Auto Correct merupakan suatu fasilitas di Ms Excel 2007 yang fungsinya untuk memperbaiki apabila kita melakukan kesalahan pengetikan atau kesalahan pengejaan. atau fungsi Auto Correct ini bisa kita manfaatkan untuk menuliskan suatu kata tanpa harus mengetikan kata tersebut secara lengkap.

seperti contoh berikut, kita buka Ms Excel 2007 lalu klik Office Button yang berada di ujung kiri atas dari layar monitor anda

lalu klik Excel Option

dalam kotak Excel Option pilih Proofing dan klik Auto Correct Option

akan muncul kotak Auto Correct kita bisa lihat ada kolom Replace dan With

sebagai contoh ketikan di kolom Replace dengan kata  be  lalu di kolom With di isi dengan kata becak lalu kilk tombol Add dan Ok.silahkan coba pada suatu cell anda ketikan be lalu tekan spasi di keyboard anda dan hasilnya kata becak pun akan otomatis muncul...selamat mencoba

Menggunakan conditional formating di Ms Excel 2007

Sekarang kita akan belajar bagaimana memberikan tanda dalam satu cell dengan warna untuk menunjukan kriteria tertentu..kita akan menggunakan tools Condtional Formating sebagai proses pengerjaanya..

Seperti biasa kita buka file yang akan kita proses,klik dan blok di cells yang berisi jumlah harga

Klik conditional formating,disini banyak sekali menu yang muncul seperti Highlight cells rules,Top/ Bottom Rules, Data Bars dll

Sekarang saya akan mengambil contoh mengerjakan dengan Data Bars..oke klik aja Data Bars dan pilih yang Green Data Bars

Nah disini akan muncul warna di cells yang menunjukan bahwa cells yang terdapat Data yang jumlahnya besar maka warna tersebut hampir memenuhi cells tersebut dan data yang jumlahnya kecil warna nya hanya sedikit memenuhi bagian dari cells nya.

Selamat Mencoba..

Memindahkan teks di satu kolom ke kolom lain (Text to columns) di Ms Excel 2007

Oke kita belajar lagi...Sekarang kita akan membahas bagaimana cara memindahkan teks yang berada di satu kolom ke kolom yang lain..caranya kita akan menggunakan tool text to columns, yang fungsinya kalau anda sudah terlanjur menuliskan kalimat yang panjang sekali di suatu kolom ternyata ada bagian kata  yang harus ditulis di kolom yang lain maka tools ini akan membantu kita mencari solusinya..

Langsung aja buka lembar kerja di excel 2007..seperti gambar di bawah ini yang menunjukan tabel yang berisi data siswa dan alamat email mereka..disamping kolom alamat email ada kolom kosong yang nantinya akan kita isi dan kita akan pisahkan antara nama user email dengan alamat webmailnya

 

Klik di kolom email lalu kita menuju ke tools text to column maka akan muncul kotak convert text to column wizard Pilih Delimited lalu klik Next

 

Di kotak selanjutnya akan muncul pilihan dmana kita akan memulai memisahkan kalimatnya..disini saya pilih Other dan memasukkan simbol "@" yang artinya saya akan memisahkan user dan alamat emailnya yang dibatasi simbol "@" lalu klik Next

Pilih General lalu klik Finish...

Dan ini hasilnya

Selamat mencoba

Membuat Drop down (Daftar Pilihan) di Ms Excel 2007

Di Excel banyak sekali kemudahan-kemudahan yang diberikan untuk menghemat waktu kita dalam bekerja.saat kita mengetik suatu pekerjaan mungkin kita dihadapkan dengan suatu pengisian data yang isinya berupa kategori-kategori tertentu.

membuat drop down atau daftar pilihan merupakan cara yang bisa digunakan agar memudahkan kita dalam pengisian data di Excel

untuk membuat drop down tahapan nya seperti berikut

ini contoh daftar di dalam tabel yang akan kita buat drop down,bisa dilihat kolom kelamin masih kosong dan nantinya akan di isi dengan cara membuat daftar pilihan..

Masuk ke menu Data dan klik Data Validation

Pilih List di pilihan Validation Criteria

untuk Source anda bisa lihat ada 2 kata pria dan wanita di cell lembar kerja anda tinggal blok kedua kata tersebut karena itu adalah sumber yang akan menjadi data pilihan.tapi saya sarankan untuk membuat source lebih baik di simpan di sheet yang lain.

Jika ingin menambah pengaturan lain seperti peringatan pilih tab Error Alert lalu masukan peringatan sesuai keinginan anda

lalu di cell D3 atau di kolom jenis kelamin sudah tampak kotak panah kebawah dan apabila kita klik maka akan muncul pilihannya.

gunakan Auto Fill untuk melengkapi cell kebawahnya..sekian dan selamat mencoba

Menghilangkan data yang sama di Excel 2007

Bagi anda yang sudah bekerja dan menggunakan Program Excel sebagai program untuk menyelesaikan tugas-tugas anda,mungkin pernah menemukan data yang sama dari suatu kumpulan data yang anda kerjakan.untuk mengetahui secara manual agak sulit memang apabila kumpulan data yang kita kerjakan jumlahnya sangat banyak.

Di Excel sudah tersedia Tool yang menangani masalah seperti ini..oke langsung aja kita cari tahu apa yang harus anda lakukan apabila menemukan kasus seperti ini

Di bawah ini contoh tabel yang memiliki beberapa data yang sama, klik di cell Nama

Lalu kita klik menu Data dan di dalam Data Tools kita pilih Remove Duplicates

Lalu akan muncul daftar kolom dari data yang kita kerjakan

Pilih/ceklis kolom mana yang akan kita hilangkan salah satu data yang sama nya

Harus di ingat kolom yang kita pilih itu berarti data yang sama yang berada di kolom tersebut salah satunya akan kita hilangkan. Apabila anda memilih kolom Nama maka nama yang sama yang terdapat dikolom tersebut salah satunya akan hilang Apabila anda memilih kolom Date maka salah satu data yang sama yang ada di kolom Date akan di hilangkan

Oke sekarang anda sudah tau ya gimana cara menghilangkan data yang sama di program Excel..Selamat Mencoba

Membuat Auto Filter di Excel 2007

Mungkin anda pernah mendapatkan tugas dari atasan anda,dan dalam tugas tersebut banyak sekali data-data yang ditampilkan menggunakan Program Excel.apa jadinya kalau anda melihat satu-persatu data tersebut.selain proses akan memakan waktu alias lama mungkin anda juga akan merasa pusing melihat angka atau data-data tersebut.

di excel ada fitur yang disebut Filter yang fungsinya untuk penyaringan dari cell yang kita pilih..mungkin ini bisa membantu kita untuk memilih/menyaring isi cell yang ingin kita lihat.langsung aja nih caranya :

oke pertama-tama pastinya harus ada komputer/laptop yang siap pakai dan sudah di install program Excel nya

lalu kita buat sebuah tabel atau apapun data yang akan kita lakukan Filter, seperti contoh di bawah ini :

lalu kita blok Field tabelnya

 

pada Toolbar Editing klik icon Sort & Filter lalu klik Filter

lalu akan tampil di field tabel kotak tanda panah kebawah

nahh...kita klik kotak panah tersebut hasilnya akan seperti ini

pilih/ceklis data yang akan ditampilkan di cell..selesai